Der Begriff “Social Intranet” [oder “soziales Intranet”] hat in Zeiten von Facebook und Co. für viele klein- und mittelständische Unternehmen immer noch einen Beigeschmack von unnötiger “Spielerei”. Trotz dem Reifegrad von Social Media im 21 Jahrhundert, schwingt dem Begriff “social” bei vielen Entscheidern im KMU-Sektor immer noch die Grundidee des “Unprofessionellen” und der “Arbeitsablenkung” mit. “Soziale Netze” braucht (notgedrungen) das Marketing und nicht die Mitarbeiter” – so die landläufige Meinung vieler deutscher Chefs. Oft gibt es sogar das Verbot, sich während der Arbeitszeit auf sozialen Netzwerken zu tummeln. Deutsche KMU setzen wie seit Jahrzehnten auf altbekannte Werkzeuge wie E-Mail, Telefon und persönliche Meetings wenn es darum geht, Unternehmen zu führen und Arbeiten zu koordinieren. Doch laut Studien sind gerade interne E-Mails und Meetings die Nr.1 Kapazitätsfresser im Alltag der Angestellten. Rund 46 Prozent der internen E-Mails und 33 Prozent der Meetings gelten als unwichtig oder vermeidbar und stehlen den Mitarbeitern wertvolle Zeit und Nerven. Zeit etwas zu ändern!
Persönliche Anmerkung: Dieser Beitrag ist eine Zusammenfassung zahlreicher Stichpunkte aus verschiedenen Studien, Online-Artikeln und Quellen, die alle am Ende genannt werden.
Inhaltsverzeichnis
- Die Rechnung – für was ist ein Social Intranet gut
- Ausgangslage vieler Unternehmen
- Vorteile von Intranets
- Studien zur ‘Meinung von Entscheidern’ in Unternehmen
- Studien zur ‘Meinung von Mitarbeitern’ in Unternehmen
- Voraussetzungen in Unternehmen
- Gefahren und Risiken für die Einführung sozialer Netzwerke in Unternehmen
- Vorgehensweise bei der Einführung – von der Idee bis zum funktionierenden Intranet
- Ängste der Unternehmensführungen und der Mitarbeiter
- tl;dr
- Quellen & Literatur
Deutsche Unternehmen reden viel über “Change Management”, Recruiting, “Industrie 4.0” und “Business Innovation”, doch wenn es darum geht, interne Prozesse für die Herausforderungen des 21. Jahrhunderts fit zu machen, wird immer noch gerne die Handbremse angezogen. E-Mail, Telefon, persönliche Meetings und “Laufmappen” scheinen als Werkzeuge auszureichen. Trotz gewisser Vorteile dieser Hilfsmittel, sind diese als “collaboration tools” mehr als ungeeignet. Interne E-Mails mit endlosen CC- und BCC-Verteilern, unnötige und endlose Meetings, in denen sich manche Mitarbeiter auf Teufel komm raus präsentieren möchten und verlorene Laufmappen unterbrechen und verzögern den Arbeitsalltag mehr als jedes Katzenvideo auf Facebook. Dennoch hält der deutsche Mittelstand unbeirrt daran fest und verspielt damit nicht nur einen Wirtschaftsvorteil, sondern verliert zunehmend den Anschluss. Darüber hinaus bieten die Unternehmen damit für die “young professionals” von heute wenig Attraktivität auf dem Arbeitsmarkt und werden in Zukunft starke Probleme damit haben, neues und gutes Personal zu finden. Unternehmen sind also gut darin beraten, einmal das sprichwörtliche ‘Hamsterrad’ zu verlassen und sich die internen Arbeitsprozesse aus der Vogelperspektive anzuschauen.
Oder wie es folgender Cartoon treffend ausdrückt:
[premium_content]
we should invest time, so we have more time! No thanks, …….#busy #time #thx #daydream #innovation #love #quote pic.twitter.com/eqdGLACljf
— Mike Schudel ? (@MikeSchudel) 20. Mai 2016
[/premium_content]
Worum geht es also bei dem Thema “soziales Intranet”? Schlicht und einfach um die Frage, ob und wie Arbeitsprozesse in Unternehmen schneller, übersichtlicher und transparenter koordiniert werden können, so dass die freigewordene Zeit für andere wichtige Aufgaben genutzt werden kann oder Mitarbeiter entspannter und vor allem mit weniger Fehlern arbeiten können, was dann unterm Strich wieder für mehr Umsatz sorgt.
Ein soziales Intranet – und das kann gar nicht oft genug betont werden – ist kein “Facebook für Unternehmen”, sondern ein Werkzeug, um einem Unternehmen mehr Umsatz zu generieren!
1. Eine Rechnung bzw. Zusammenfassung könnte in etwa so aussehen:
Arbeitsalltag
– Fehler
– langwierige/doppelte Abstimmungen
– unnütze E-Mails
– fehlende/lückenhafte Informationen
– veraltete Dateien respektive Zeit für die Suche der aktuellen Dateien
– nach Ansprechpartnern suchen (vor allem bei größeren Unternehmen)
– nach Informationen suchen (z.B. definierte Workflow und gesammeltes Wissen)
– lange Meetings respektive manche Meetings komplett einsparen (je nach Größe der Unternehmens kommen dann noch Reisekosten hinzu)
+ genaue Aufgabenverteilung sichtbar machen (Person & Aufgabe)
+ Projekt-Timeline/Projekt-Zyklen (grafisch) darstellen/abbilden/überwachen
—————————————————–
= mehr Produktivität
= schnelleres/leichteres/entspannteres/koordiniertes Arbeiten
—————————————————–
+ schlummerndes Potential im Unternehmen freisetzen
+ zufriedene Mitarbeiter (positive Beeinflussung Krankenstand & Mitarbeiterbindung)
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= mehr Umsatz (€)
& mehr Attraktivität als Arbeitgeber
2. Ausgangslage vieler Unternehmen:
Je nach Größe, Branche und Historie starten nicht alle Unternehmen vom gleichen Level und jede Firma hat ihre Eigenheiten. Diverse Studien konnten über die Jahre hinweg jedoch die immer gleichen Hürden herausfinden, welches es zu vor der Einführung eines Social Intranets zu analysieren gilt.
- Austausch von Informationen (Wissenstransfer) gestaltet sich schwierig
- externe Mitarbeiter & Mitarbeiter im Home-Office haben keinen Zugang zu wichtigen Informationen
- zum einen „im Haus“ zum anderen aber auch mit Kollegen in verschiedenen Niederlassungen
- viele Informationen sind nicht jedem Mitarbeiter im Unternehmen bekannt
- fehlendes Wissen über Zuständigkeiten und Ansprechpartner im Unternehmen
- dadurch u.U. unterschiedliche Informationsstand (Risiko für das Image des Unternehmens bei Kundenkontakt)
oder auch veraltete Informationen an externe Stakeholder wie z.B. Kunden - dadurch u.U. doppelte Arbeit in verschiedenen Teams (Kosten & Parallelentwicklungen)
- viel Zeit (& Kosten) durch mühsames Suchen der Informationen und doppelte, dreifache Beantwortung der gleichen Frage an mehrere Mitarbeiter
- wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen nehmen diese wichtige Informationen mit („Braindrain“)
- dadurch entsteht ein Informationsdefizit und dadurch finanzielle Verluste bzw. Kosten
- Informationen können nicht strategisch/ganzheitlich eingesetzt werden, da für die zuständigen Mitarbeitern kein umfassendes Bild entsteht und Informationen nicht zentral zugreifbar sind (Stichwort: „Wissenspool“)
Für ein Unternehmen gilt es, alle diese Punkte – ja nach individuellen Rahmenbedingungen des Unternehmens – zu verhindern oder zumindest abzuschwächen, da hier gewinnreduzierende und auch umsatzreduzierende Kosten entstehen. Und genau hier kann ein “Social Intranet” helfen.
3. Vorteile von sozialen Intranets:
- McKinsey Studie Gesamtergebnis: Gesamtproduktivität der Mitarbeiter steigt sogar um 20-25%
- McKinsey Studie: Teams mit sozialem Intranet arbeiten 25% bis 35 % effizienter zusammen
- McKinsey Studie: 30-35% schneller Auffindbarkeit von Informationen und Informationen durch soziale Intranets
- McKinsey Studie: 25-30% Zeitersparnis beim Bearbeiten von E-Mails
- Geschäftsführung kann zentral an einem Ort Informationen an alle Mitarbeiter oder gezielt an ein bestimmtes Team kommunizieren und spart somit Zeit & doppelte Abstimmungsprozesse
- Mitarbeiter, die in engem Kontakt zum Management stehen, bringen dem Unternehmen in der Regel höhere Profite
- Projektgruppen dokumentieren Fortschritt von Projekten, so kann sofort eingegriffen werden, wenn Informationen fehlen, das Budget ausbricht oder Engpässe entstehen
- klare und transparente Aufgabenverteilung (jeder kennt sein Aufgabengebiet und es können offene Aufgaben identifiziert werden)
- Studie aus England (2011:) 5000 – 10.000 Pfunde pro Mitarbeiter pro Jahr Kosten für die Bearbeitung von E-Mails
- Studie 2017: Mobiler Zugriff ist entscheidender Faktor
- Pocket Guide Studie 2016: Megazoo (eine Tochter von Fressnapf) konnte komplexe Probleme aus der Welt schaffen und interne E-Mails wurden um 90% reduziert
- McKinsey Studie: Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit werden zunehmend auch in ‘After Sales’ und Produktentwicklung eingesetzt
- in Firmen mit hohem Durchdringungsgrad kommunizieren die Mitarbeiter freier und organisieren sich selbst
- Weiterer Erkenntnisse der McKinsey Studie:
a.) Erstens, dass die Mitarbeiter früheres Silodenken aus Funktionen und Abteilungen aufbrechen. Sie arbeiteten nun stärker „projekt-orientiert“.
b.) Zweitens läuft die Kommunikation freier
c.) Drittens organisieren die Kollegen sich und ihre Arbeit untereinander selbstständig - Zufriedene Mitarbeiter binden bzw. Verbundenheit zum Unternehmen fördern
- Mitarbeiter zu „guten Mitarbeitern“ und zu Multiplikatoren machen
- hilft Prozesse (‘Workflows’) und Standards im Unternehmen zu verbreiten und zu definieren
- abteilungsübergreifende Vernetzung & aufbrechen von Silos
- Mitarbeiter an Beiträgen der Unternehmensführung beteiligen bzw. Mitarbeiter beteiligen sich selbst durch Beiträgen
- an Diskussionen und Ideenrunden teilnehmen (Engagement der Mitarbeiter erhöhen)
- Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt
- durch Transparenz und Offenheit mehr Akzeptanz bei neuen Ideen und Projekten
- Verbesserungsvorschläge einbringen (gemeinsames Wissen und Erfahrungen ausschöpfen)
- alle Mitarbeiter (bzw. Teammitglieder) arbeiten mit dem gleichen Wissensstand und den gleichen Dateien. Dadurch werden Silos aufgebrochen und es kann Wissen aus anderen Abteilungen „angezapft“ werden und im Unternehmen zirkulieren.
- Dateien und Informationen müssen nur an einer zentralen Stelle aktualisiert werden und sind dann für alle Mitarbeiter (bzw. Teammitglieder) verfügbar (Zeiteinsparung von allen Seiten)
- Erfahrungen können zentral ausgetauscht werden
- Informationsflut wird im Vgl. zu E-Mails weniger, da alle Informationen zentral ein einem Ort lagern und jederzeit abgerufen werden können
- Es entstehen keine „Re. Re. Re. Re. E-Mail Ketten“ – inkl. der Gefahr, wenn jemand aus dieser Kette herausfällt und dass dieser Mitarbeiter dann von Informationen ausgeschlossen ist
- Feedback von Mitarbeitern an die Unternehmensleitung und von Unternehmensleitung an Mitarbeitern wird schneller und agiler
- digitale Nähe führt zu mehr persönlicher Abstimmung, also zu mehr persönlichem Kontakt unter den Kollegen
Die These, dass durch das Intranet die zwischenmenschlichen Kontakte leiden, kann durch Studien nicht bestätigt respektive widerlegt werden. Durch die digitale Nähe kommt es zu einem besseren Verständnis darüber an welchen Projekten die Kollegen gerade arbeiten. Dies fördert den Austausch und neue gemeinsame Ideen. - Meetings starten auf einem höheren Informationsstand, da die Mitarbeiter sich vor dem Meeting informieren können und nicht erst alle Kollegen auf den gleichen Stand gebracht werden müssen – somit führen Meetings schneller zum Ergebnis (Produktivität/Zeit einsparen)
- Meetings können auch komplett in die „digitalen Arbeitsplätze“ verlagert werden und werden so komplett überflüssig (Achtung: nicht die Abstimmung wird überflüssig, sondern das Einfinden zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort)
- der digitale/analoge Flurfunk ist kürzer und weniger, da der Wissensstand für alle gleich ist und nicht auf dem Flur ausgetauscht werden muss
- Verbesserung von internen Prozessen, da jeder Mitarbeiter Input geben kann und die Dinge von mehreren Seiten beleuchtet werden – z.B. auch Wissen darüber wer im Unternehmen für welches Thema Ansprechpartner ist
- das Projektmanagement kann visuell dargestellt werden – je nach Anbieter (Timeline, Fortschritte, nächste Schritte, wer was zu erledigen hat, Termine usw.)
- Wissensmanagement durch Wikis und Blogs – so dass das gesammelte Wissen des Unternehmens allen Mitarbeitern zur Verfügung steht
- auch wenn Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden bleibt das Wissen erhalten (“Braindrain” entgegenwirken)
- Studie: 33% kürzere Meetings durch den Einsatz von sozialen Intranets
- Studie: 155 Meetings im Jahr = 204 Stunden im Durchschnitt (je nach Unternehmen und Verantwortung)
- Informationen werden ‚asynchron‘ geklärt, das heisst, dass kein gemeinsamer Termin (zeitlich & örtlich) gefunden werden muss
- Ideen die im Betrieb schlummern wecken
- E-Mailflut eindämmen / nutzlose E-Mails abschaffen
- Studie: 55% weniger interne E-Mails durch den Einsatz von Intranets
- Weitere Zahlen zu E-Mail am Arbeitsplatz:
a.) 46% der internen E-Mails „an alle“ sind unbedeutend
b.) Die Produktivität einzelner Mitarbeiter sinkt durch die ineffiziente Bearbeitung von E-Mails um bis zu 40%, beispielsweise, wenn die Korrespondenz parallel zu anderen Arbeiten erledigt wird
c.) rund 2/3 aller Mails stammen von intern
d.) knapp 50-60 Minuten pro Tag nur E-Mails bearbeiten
e.) manche Angestellte verwenden sogar 25% des Arbeitstags für E-Mails - Abstimmungsprozesse deutlich vereinfachen/beschleunigen
- Studie: 25% reduzierter Aufwand durch den Einsatz eines Intranets
- durch Wissenstransfer erwerben Mitarbeiter neue Kenntnisse und Fähigkeiten. Das macht sich für die Mitarbeiter und das Unternehmen bezahlt, denn die Lösung für ein Problem muss nicht ständig neu gefunden werden
Anmerkung: ein klassisches statisches Intranet kann natürlich auch einiger dieser Punkte abdecken, verschenkt aber durch seine starre top-down Ausrichtung viel Potential und wird damit gerne zum “Informations-Friedhof”.
4. Studien zur ‚Meinungen von Entscheidern‘ in Unternehmen:
Doch alle Vorteile auf dem Papier taugen nichts, wenn die Erfolge nicht spürbar oder sogar messbar sind. Aus diesem Grund wurde in verschiedenen Studien auch Entscheider und Chefs befragt, ob und wie sie die Auswirkungen eines “sozialen Intranets” spüren.
- 65% spüren stärkere Vernetzung in der Organisation
- 56% finden mehr Experten & Expertise
- 54% sehen mehr Wissensweitergabe
- 27% berichten von Prozessoptimierungen
5. Studien zur ‚Meinungen von Mitarbeitern‘ in Unternehmen:
Aber auch Mitarbeiter sind zu Wort gekommen.
- 68% der Mitarbeiter MIT Social Intranets sind mindestens zufrieden mit der internen Unternehmenskommunikation
- 27% der Mitarbeiter OHNE Social Intranet sind mindestens zufrieden mit der internen Unternehmenskommunikation
6. Voraussetzungen in Unternehmen:
Leider ist es nicht mit dem Kauf der Software oder einer gut gemeinten Einführungsveranstaltung getan. Die Einführung eines “Social Intranet” ist ein langwieriger Prozess und muss sorgfältig vorbereitet und begleitet werden. Gleichzeitig muss das jeweilige Unternehmen gewisse Voraussetzung erfüllen, die meisst schwieriger zu erfüllen sind als der reinen Kauf des Produkt. Vor der Entscheidung ein soziales Intranet ins Leben zu rufen, sind Unternehmen gut beraten, tief in sich hinein zu hören und die Unternehmenskultur offen zu ehrlich zu prüfen. Selbsttäuschungen fallen spätestens dann auf, wenn die ECHTE Unternehmenskultur im sozialen Intranet zu tage tritt, oder das soziale Intranet scheitert.
- Unternehmensziele und Unternehmenswerte müssen kommuniziert und gezeigt werden
- zeigen, wie diese Unternehmenswerte sich im Intranet festigen sollen
- offene Unternehmenskultur und Zusammenarbeit einführen bzw. leben
- Führungskräfte müssen das Aufbrechen von Kommunikationsgrenzen (Silos) zulassen
- gleicher Informationsstand – zumindest für die jeweiligen Teams und Abteilungen
- Usability der Intranets muss einfach und bekannt sein (Anlehnung an bekannte soziale Netzwerke). Dies erleichtert die Anwendung und Akzeptanz durch die Mitarbeiter.
- klare Informationsarchitektur (wo finde ich welche Informationen)
- der Tonfall im Netzwerk muss von Anfang an offen und freundlich sein
- dies beinhaltet z.B. auch die Namen der Gruppen – z.B. lustige klingende Gruppen-Namen. Damit werden Mitarbeiter eingeladen zu schreiben und neue Ideen einzubringen, da sie keine Angst haben, dass die Gruppe zu steif ist und hohes Wissen erfordert. (Einstiegshürden für Mitarbeiter so gering wie möglich halten)
- nur wenn Mitarbeiter direkt, offen und vorbehaltlos miteinander kommunizieren können, werden kreative Prozesse möglich und vorhandene Informationen und Ressourcen optimal genutzt
- alle wichtigen Abteilungen mit einbinden (Stakeholder: Unternehmesführung, Betriebsrat, IT-Abteilung usw.)
- Ängste der Mitarbeiter auffangen: Was kommt da wieder Neues?, Wieder ein Kanal mehr zum überwachen/lesen? Mehr Arbeit? usw.
- Ängste der Mitarbeiter nehmen, dass das „Social Intranet“ oder „soziales Intranet“ nicht Facebook bedeutet und kein “Kinderspielzeug” ist, sondern dass es dabei um harte Zahlen und Ziele geht
- Guide-Lines ausarbeiten, wie man sich im Intranet verhält (inkl. Moderator zur Steuerung – nicht zur Überwachung)
- Teams von Gleichgesinnten bilden (Tipp: Mitglieder des Intranet-Teams, Mitglieder des Führungsteams, Autoren und Redakteure, bekannte oder beliebte Personen im Unternehmen, Befürworter der partizipativen Funktionen des Intranets oder Mitarbeiter, die sich mit der Entwicklung und dem Testen neuer Tools beschäftigen. Holen Sie sich Hilfe bei der Erstellung von Inhalten, dem Kommentieren, Liken oder dem Ausfüllen von Profilen.)
- so entsteht Zugkraft, welche die anderen Mitarbeiter mitzieht zum anderen ist das Intranet von Anfang an ein „lebendiger“ Ort.
- „mit gutem Beispiel vorangehen“: Inhalte schreiben und den Mitarbeitern durch Themen und Tonfall zeigen, wie das Intranet genutzt wird
- Unternehmensführung sollte von Anfang an mit dabei sein (Inhalte schreiben, liken usw.) um dem Intranet einen offiziellen Charakter zu geben
- Unternehmensführung & Moderator sollten den Mitarbeitern das Gefühl geben, dass unterstützt und nicht überwacht wird
- Unternehmensführung sollte mit gutem Beispiel vorangehen und auf interne E-Mails verzichten
- Unternehmensführung und Moderator (Ansprechpartner) sollten per E-Mail und persönlich einladen, damit Mitarbeiter den „Aufruf“ direkt verstehen und sich direkt angesprochen fühlen
(u.U. sollte die Unternehmensführung kurz in der jeder Abteilung vorbeischauen und das Projekt und die Wichtigkeit vorstellen) - ein soziales Intranet betrifft alle im Unternehmen – nicht nur „Onliner“ und ausgewählte Teams
- die Unternehmensführung sollte klar kommunizieren: Zusammenarbeit bringt uns nach vorne!“
- soziales Intranet zum „digitalen Heimathafen“ machen. Anschluss an andere System (je nach Anbieter und technischer Möglichkeiten)
- Anwender/Mitarbeiter nicht überfordern. Am Anfang nur die nötigsten Funktionen einbinden (je nach technischen Möglichkeiten)
- Mitarbeiter/Teams mit mehreren Workshops begleiten (kein einmaliges Strohfeuer)
- pro Abteilung „Key-User“ benennen, die Fragen rund um das Intranet beantworten können
- diese „Key-User“ gezielt schulen und mitnehmen
- Gamifikation (spielerische Belohnung für gute Mitarbeit entwickeln)
z.B. wer sich täglich einloggt oder wer sich täglich beteiligt, gewinnt einen Preis. So können Mitarbeiter spielerisch zum Mitmachen bewegt werden. - Führungskräfte müssen von Beginn an dabei sein, im Intranet Fragen beantworten um damit zu zeigen, dass die Mitarbeiter im Intranet nicht allein gelassen werden.
7. Gefahren & Risiken für die Einführung sozialer Netzwerke in Unternehmen:
Bei aller Euphorie bringt die Einführung eines neue (sozialen) Intranets auch immer Risiken mit sich, die berücksichtigt und abgewendet werden müssen. Aus diesem Grund sind den Risiken auch erste Gegenmaßnahmen gegenübergestellt. Auch hier gilt wieder die Devise, dass je nach Unternehmen die Gegenmaßnahmen variieren und individuell angepasst werden müssen.
- Mitarbeiter wissen nicht, dass das Intranet existiert.
Lösung: Einführungsveranstaltungen, schriftliche Workflows, immer ein Team nach dem anderen aufnehmen/einführen, offizielle (auch mehrfache) Erwähnung durch die Unternehmensführung - Veraltete Informationen.
Lösung: einen technischer Administrator & einen (red.) Moderator benennen, welche das Internet aktuell und “sauber halten”. Diese Mitarbeiter sollten neben dem technischen Knowhow auch Erfahrung im Unternehmen haben. - Schlechte Suchfunktion.
Lösung: Software wählen mit guter Suchfunktion - Mangelnde Verantwortung.
Lösung: Verantwortlichen benennen (Kapazitäten/Anforderungen berücksichtigen) - Es gibt mehrere Dienste/Programme im Unternehmen
Lösung a.): alles zu einem Dienst zusammenführen
Lösung b.): ganz klar definieren, welche Informationen in welchem System gesammelten werden. Dies kann auch sehr gut per Wiki dokumentiert werden - Schlechte Usability (Tipp: Weiter fehlt im Gegensatz zur privaten Nutzung heute durch im Kostendruck und Optimierung bestimmten Berufsalltag oft die Zeit, sich spielerisch neuen Plattformen zu nähern. Ist das neue Social Intranet überdies zu komplex und entspricht es nicht den im Internet erlernten Quasi-Standards des „likens“ und „twitterns“, wird es kaum genutzt werden.).
Lösung: Software wählen mit guter Usability. - Schlagwörter: Oft wird das Soziale Intranet mit Schlagwörter wie „Employer Branding, Mitarbeiterführung 2.0 und Open Innovation“ erklärt. Aber was bringt es dem Mitarbeiter im Alltag? Dies muss mit einfachen Worten und greifbar (praxisnah) erklärt werden.
a.) z.B. Dateien sollten nicht mehr per E-Mail verschickt, sondern für alle zugreifbar und kommentierbar in einem virtuellen Arbeitsraum gehalten werden.
b.) Nachrichten zur Abstimmung von Arbeitsständen sollten in einem Newsfeed im Projektraum gepostet werden, nicht per E-Mail geschrieben werden.
c.) Dateien sollten verschlagwortet werden und damit besser in den Kontext des Arbeitsumfeldes gestellt werden. - einmalige Schulungen und Einführungen verpuffen und Mitarbeiter fallen in alte Muster zurück
Lösung:
a.) ständige Workshops machen
b.) Key-User in Abteilungen bestimmen und besonders gut schulen
c.) Unternehmensführung und Co. mit gutem Bsp. voran gehen
d.) auch leichter Tadel bei Rückfall in alte Gewohnheiten
e) Gamifikation eissetzen
f.) bestimmte Informationen nur im sozialen Intranet lagern, so dass Mitarbeiter „gezwungen“ werden dort nach zu schauen.
g.) alte Systeme (z.B. alte Intranets) deaktivieren - nicht alle Mitarbeiter nutzen Facebook und Co. im Alltag und sind es gewohnt sich in sozialen Netzwerken zu bewegen.
Lösung: Schulungen müssen auf dem kleinsten gemeinsamen Nenner aufbauen - „Pappeheimer“ (Kritiker) im Unternehmen identifizieren
Lösung: diese Mitarbeiter gezielt überzeugen - Datenschutz – Social Intranets sollten natürlich den deutschen Datenschutzbestimmungen und den aktuellen Sicherheitsbestimmung entsprechen. Da sowohl Interna wie auch Kundendaten besprochen werden, muss der Intranet sicher sein.
Lösung: entsprechenden Anbieter wählen, oder je nach Größe des Unternehmens das entsprechende IT-Personal einstellen.
8. Vorgehensweise bei der Einführung – von der Idee bis zum funktionierenden Intranet
Da die Idee eines – zumindest statischen – Intranets nicht neu ist, kann sowohl bei früheren Projekten, wie auch bei den Einführungen moderner Intranets auf Erfahrungen zurückgegriffen werden. In den Studien hat sich gezeigt, dass oft der Fehler gemacht wurde, die Einführung als rein technische Aufgabe zu sehen. Aus diesem Grund empfiehlt die Literatur zumindest grob folgende Schritte zu berücksichtigen.
- die Anforderungsanalyse: Welche Funktionen sind gerade für Ihr Unternehmen wichtig?
- die Auswahl eines Dienstleisters: Bei welchem Dienstleister haben sie das beste Gefühl, dass er Ihre Anforderungen versteht und genau weiß, wie er diese umsetzen soll?
- die Durchführung einer Ausschreibung zur Auswahl eines Implementierungspartners
- die Vorbereitung des Launchs in den ersten Gesellschaften / Abteilungen
- die Durchführung des Launchs in den ersten Gesellschaften /Abteilungen
- der Rollout auf weitere Gesellschaften / Abteilungen
- die Begleitung bei der Erstellung der ersten Inhalte
- die kontinuierliche Pflege der Inhalte
- den fortlaufenden Support der Anwender
- Motivation der Mitarbeiter:
dem Intranet einen „coolen“ Namen geben, um so die Identifikation zu erhöhen
z.B. Umfrage für Namen, Abstimmung, Preis auslosen …
Das Beispiel Megazoo (eine Tochter von Fressnapf) hat gezeigt, dass ein Name für die Identifikation sehr wichtig ist. - eventuell Preis auslosen für rege Teilnahme (z.B. Sachpreise bei täglichem Einloggen oder z.B. bei 12 qualitativen Beiträgen pro Monat etc.)
- von Anfang an wichtige Informationen bereitstellen (Nutzen signalisieren)
- Eventuell freiwillige Teilhabe von Anfang an ermöglichen (Einführung zuerst in gewissen Teams, aber jedem Mitarbeiter freiwillig überlassen, ob er am Anfang mitmachen will – keinen Druck ausüben)
Zu einem späteren Zeitpunkt aber dann systematisch für alle Teams/Abteilungen einführen - Nutzer zu Autoren machen (Beiträge, Kommentare usw.)
- Autoren und deren Profile herausstellen (Reputation der Mitarbeiter im Unternehmen ist Antrieb sich zu engagieren)
- Ermögliche und fördere Serendipity (über Feeds Dinge spielerisch und zufällig finden)
- Vorbild Top Management (die Unternehmensführung muss mit gutem Beispiel voran gehen), dies motiviert die Mitarbeiter
- Integration in tägliche Arbeitsprozesse: Viele Wissensmanagementprojekte scheitern, weil sie den Mitarbeitern weitere Aufgaben in einen ohnehin schon vollen Arbeitstag packen, zudem meist ohne einen persönlichen Mehrwert davon zu erhalten. Nur wenn es gelingt, neue Werkzeuge in die täglichen Arbeitsprozesse einzubinden (z.B. Wiki statt Word&Mail, Blog statt Mailverteiler etc.), wird sich auf Dauer eine breite Beteiligung einstellen. So beschreibt Thoughtfarmer ein „modernes“ Intranet auch als „interne Webseite, die Mitarbeitern hilft, ihre Arbeit zu erledigen“
Gleichzeitig muss an anderer Stelle Arbeit/Arbeitsbelastung weggenommen werden, so dass Mitarbeiter sehen, dass das soziale Intranet ihnen Vorteile in Form von Arbeitserleichterung bringt. - klare Verantwortlichkeiten (Moderator & IT benennen)
Tipp: Der Moderator muss eine gewisse Zeit pro Tag zur Verfügung haben, sich im Intranet um Fragen zu kümmern und auch moderieren einzugreifen - 5 Levels der Mitarbeiterbeteiligung:
a.) sei dabei, z.B. durch ein eigenes Profil
b.) lass Dich informieren, z.B. durch RSS-Feeds, E-Mail Updates etc.
c.) trage etwas bei, z.B. durch Kommentare und Diskussionen
d.) schaffe neue Inhalte für andere, z.B. eigene Blogposts, Wikiseiten etc.
e.) sei Kurator und integriere bzw. vernetze (Eine Fähigkeit mancher Mitarbeiter, die sich mangels Möglichkeiten bisher häufig nicht entfalten konnte.) - Workshops in „Häppchen“ aufbrechen – eventuell Features Stück für Stück einführen und die Mitarbeiter langsam an die Funktionen heranführen (Mitarbeiter nicht überfordern)
- eventuell Hobbys als Rubriken mit aufnehmen
(z.B. Haustiere, Ausflugsziele etc. mit aufnehmen oder so, um die Mitarbeiter spielerisch zu erreichen) - Jeder Mitarbeiter kann “Work-Spaces” alias “digitale Arbeitsräume” anlegen. Ein Zeichen von „free flow of information“ und Vertrauen den Mitarbeitern gegenüber. Nicht von oben diktieren, was Thema im Unternehmen ist, sondern Abbau der Informationen-Hürde.
9. Ängste der jeweiligen Unternehmensführung und der Mitarbeiter ernst nehmen
Natürlich haben oft die verschiedenen Unternehmensführungen, aber auch die Mitarbeiter Ängste und Befürchtungen, was das neue Intranet angeht. Diese Ängste müssen ernst genommen werden und sollten von Anfang an in die Überlegungen und Vorbereitungen mit eingeplant werden.
- Kein Nutzer erkennbar / Tipp: Ziele definieren und von Anfang an messen
- Angst vor negativen Inhalten / Tipp: Moderator
- Fehlende Ressourcen & Know-How / Tipp: Schulungen
- Niveau der Inhalte / Tipp: Moderator
- Sicherheitsbedenken / Tipp: Anbieter genau wählen
- Rechtliche Bedenken / Tipp: Anbieter genau wählen & Schulungen
- Angst vor Kontrollverlust / Tipp: Moderator
- Mitarbeiter gewinnen und behalten
- Integration in Kommunikationsprozesse / Tipp: Das Intranet soll eine Großteil der internen Kommunikationsprozesse ersetzen und ganz neue Prozesse schaffen & ermöglichen
- Angst vor den Kosten / Tipp: Projekt/Budget genau definieren
10. tl;dr
Social Enterprise, Social Intranet, “soziale Intranet” oder auch “Mit-Mach-Intranet” sind kein “Kinderspielzeug” oder Ablenkung, sondern helfen bei richtiger Implementierung im Unternehmen messbar dabei Umsatz zu generieren, Mitarbeiter zufriedener zu machen, Silos auszubrechen und damit Informationen im Unternehmen zirkulieren zu lassen. Somit trägt ein Social Intranet – bei richtiger Anwendung – massiv dazu bei, das Unternehmen nach vorne zu bringen.
EDIT 7.10.2018
5 Gründe, warum Social Collaboration effizienter ist als E-Mail
Content Marketing Manager
Generalist: Projektmanager mit Faible Content Marketing & Social Media, ausgebildeter Journalist & PR-Berater, Erfahrung in Unternehmenskommunikation, Digitalisierung und Collaboration-Tools.
