oder: der Umgang mit “Problem-Findern” in Unternehmen
Wie wir mit Problemen umgehen, sowohl im Unternehmen als auch in der Gesellschaft, spiegelt wider, wer wir als Individuen sind. Jedoch sagt es noch viel mehr über uns aus, wie wir mit Menschen umgehen, die auf Probleme aufmerksam machen.
An dieser Stelle muss ich gestehen: Ja, ich bin ein Pessimist! Oder zumindest das, was man im Berufsleben umgangssprachlich einen Pessimisten nennt.
Als ich den LinkedIn-Beitrag von Henning Beck las, wurde mir bewusst, wie oft ich im Alltag und im beruflichen Umfeld von Problemen spreche, anstatt von Herausforderungen, von Konkurrenten anstatt von Mitbewerbern. Ich habe seit Jahren bemerkt, dass wir – nicht nur im Marketing, sondern im Geschäftsleben allgemein – eine gewisse sprachliche Schönfärberei betreiben. Wir neigen dazu, das Vokabular so zu ändern, dass das Wort „Probleme“ vermieden wird und versuchen alles als „Herausforderung“ und als „Learning“ darzustellen. Gleichzeitig sehe ich jedoch oft im Hintergrund, wie Unternehmen mit internen Schwierigkeiten zu kämpfen haben: Prozesse funktionieren nicht, Teams arbeiten ineffizient zusammen und überall gibt es menschliche und fachliche „Herausforderungen“. Niemand traut sich, das Wort „Problem“ oder ein vergleichbares Synonym auszusprechen. Mitarbeiter, die auf Probleme [sic!] hinweisen, sind schlechter angesehen als Mitarbeiter, die (vermeintliche) Lösungen präsentieren.
Freunde sagten einmal über mich, dass ich Antworten auf Fragen gebe, die keiner gestellt hat. Als junger Mensch war ich unsicher, was genau das bedeutet. Heute würde ich fragen, warum denn noch niemand diese Fragen gestellt hat?!
Nörgler vs. Aufdecker
Wenn Mitarbeiter heute auf Fehler hinweisen und sagen: „Leute, hier gibt es ein Problem. Schaut mal genauer hin.“, wird man schnell als Pessimist, Nörgler oder Zweifler abgestempelt. Es entsteht der Eindruck, als ob man nur in der Lage ist, auf Probleme hinzuweisen, anstatt Lösungen zu finden.
Daher ist immer einer der klassischen Karriere- und/oder Rhetorik-Tipps:
Lösungen einbringen, nicht Probleme.
Dennoch bin ich fest davon überzeugt, dass es notwendig ist, den Finger in die Wunde zu legen, das Kind beim Namen zu nennen und auf die Probleme hinzuweisen, um diese lösen zu können. Ich bin überzeugt davon, dass dies nichts mit klassischem Pessimismus oder Nörgelei zu tun hat. Vielmehr bedeutet es, das Problem klar anzusprechen und dennoch nach Lösungen zu suchen – allein oder im Team. Alles andere halte ich für „Honigkuchenpferd-Optimismus“, der nur dazu dient, nicht als “grumpy Pessimist” und Miesepeter abgestempelt zu werden. Frei nach dem Motto: “Tschakka, du schaffst es!”
Das Kind beim Namen nennen, heißt, das Problem zu durchdringen
Spannend dazu auch der Beitrag von Marco Müller:
Auch Antonia Götsch, Chefredakteurin Harvard Business Manager, sprach in ihrem LinkedIn-Artikel “Noch jemand Mitglied der Lösungs-Feuerwehr?” genau dieses Problem an.
Lieber 30 Minuten denken, als einen Tag falsch zu arbeiten
“Nichts ist schlimmer als das Falsche richtig zu tun” (frei nach Mirko Lange) oder mit voller Geschwindigkeit in die falsche Richtung zu laufen. Lieber vorher etwas länger die Karte studieren und dann langsam in die richtige Richtung gehen.
Thomas J. Watson Jr., ehemalige IBM-Vorsitzende, wird die Geschichte nachgesagt, dass er einmal in einem Führungsmeeting gesagt haben soll:
Gedanken sind der Schlüssel zum Erfolg. Der eine Mitarbeitende denkt eben mehr wie der andere. Es gilt, diese Energie und das Engagement zu nutzen, anstatt zu unterdrücken.
Erklärungstiefe (IOED), die “Rule of 10” und wie man mit Enten redet
Drei Themen sind mir bei der Recherche zu diesem Artikel aufgefallen. Zum einen der Ausdruck:
1. “IOED”
Das Akronym beschreibt die Tendenz, zu glauben, dass wir ein Thema verstanden haben, obwohl bei genauerer Betrachtung klar wird, dass unser Wissen oberflächlich ist und wir die Thematik nicht in der Tiefe erklären können. Aber statt von Selbstüberschätzung zu sprechen, liegt der Fokus dieses Artikels darauf, Lösungen zu finden, anstatt Charaktereigenschaften zu analysieren.
Zu oft erliegen wir der Illusion, das Wesentliche verstanden zu haben, während uns die Details entgehen.
Ein Beispiel aus der Quelle verdeutlicht dies: Viele wissen, dass ein Kühlschrank kühlt, aber nur wenige können genau erklären, wie dies technisch funktioniert.
2. Rule of ten – Fragen sind Gold/Geld wert
Ein zweiter wichtiger Punkt, den ich bis zu meiner Recherche namentlich nicht kannte, ist die „Rule of Ten“. Einfach ausgedrückt bedeutet sie, dass je früher ein Problem erkannt oder eine Frage in einem Projekt gestellt wird, desto geringer sind die Kosten, die durch dieses Problem verursacht werden. Umgekehrt steigen die Kosten, je später im Projektverlauf ein Problem identifiziert wird.
Fragen zu beantworten oder selbst Fragen zu stellen, bedeutet nicht nur, auf bestehende Anliegen einzugehen, sondern auch, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu verhindern. Dies ist essenziell, da das Beheben von Problemen im Vorfeld deutlich kosteneffizienter ist, als nachträgliche Korrekturen vorzunehmen. Und damit sind “Antworten auf Fragen, die keiner gestellt hat” eigentlich nur Fragen und Probleme in einem Stadium zu identifizieren, in dem diese noch kostengünstig korrigiert werden können. (Quelle)
You’re one right question away from a breakthrough.
3. Rubber-Duck-Debugging: Probleme selbst lösen
Lustig und interessant fand ich die “Rubber Duck” Methode.
Rubber-Duck-Debugging ist eine Technik aus der Programmierwelt, die darauf abzielt, Probleme eigenständig zu lösen, indem man sie ausführlich formuliert und erklärt. Anstatt sofort um Hilfe zu bitten, kann es effektiver sein, die eigenen Gedanken zu ordnen und das Problem detailliert zu beschreiben. Diese Methode kann nicht nur Zeit sparen, sondern auch die Fähigkeit verbessern, sich selbst zu helfen. Im Folgenden wird erläutert, wie Sie diese Technik in fünf Schritten anwenden können.
a.) Das Problem in Worte fassen
Oft hilft es, das Problem einfach in Worte zu fassen. Das kann schriftlich oder mündlich geschehen.
b.) Details hinzufügen
Erklären Sie, was passiert ist, bevor das Problem aufgetreten ist, und welche Schritte Sie unternehmen würden, wenn das Problem nicht gelöst werden kann.
c.) Ziel klar formulieren
Erläutern Sie nicht nur das Problem, sondern auch, was Sie erreichen möchten. Was ist das gewünschte Ergebnis, und warum ist der aktuelle Zustand unbefriedigend?
d.) Eigene Recherche teilen
Bevor Sie Fragen stellen, sollten Sie eigene Recherchen durchführen. Teilen Sie die Ergebnisse dieser Recherchen, um zu zeigen, welche Lösungsansätze Sie bereits versucht haben.
e.) Die Frage stellen
Wenn Sie das Problem trotz aller Schritte nicht selbst lösen konnten, haben Sie jetzt eine gut durchdachte Frage, die Sie an Kollegen oder in einem Forum stellen können. (Quelle)
Sicherlich ist diese Methode nicht für alle Teams, Branchen und Mitarbeitende anwendbar. Die Methode muss gelernt, geübt und gewollt werden. Und sicherlich könnte diese Methode auch sehr gut durch KI abgedeckt werden.
It would be worth a try.
Ein Zeichen von Intelligenz?:
Last but not least, kann Antworten auf Fragen zugeben, die (noch) keiner gestellt hat, auch ein Zeichen von Intelligenz sein.
Besonders intelligente Menschen neigen dazu, alles zu hinterfragen. Sie nehmen Informationen nicht einfach hin, sondern analysieren und prüfen sie kritisch. Diese Neugierde treibt sie an, tiefer zu graben und ein umfassenderes Verständnis von komplexen Themen zu erlangen. […]
Intelligente Menschen erkennen oft Muster und Zusammenhänge, die anderen entgehen. Sie sehen das große Ganze und fragen sich, warum andere diese offensichtlichen Verbindungen nicht bemerken. (Quelle)
Zugegeben, dieser Ansatz ist sehr pseudowissenschaftlich und jeder von uns würde sich gerne in der Rolle des “intelligenten Fragers” sehen. Dennoch zeigt sich in Kombination aus falsch verstandener Unternehmenskultur, IOED, Rule of 10 und einer gewissen menschlichen Intelligenz ein Zusammenspiel, welches gute Mitarbeitende und vielleicht sogar noch mehr gute Leader auszeichnet.
Fragen stellen gehört zum High-Performer:
Fakt ist jedoch, dass Fragen stellen respektive Dinge zu hinterfragen eine Facette von High-Performern im Unternehmen ist. Gute Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind …
Exkurs – Wenn Kolleginnen oder Kollegen im Meeting die richtigen Fragen stellen:
Fragesteller werden in Meetings oft belächelt.
Dennoch sind es genau diese ‘Misfits’ oder ‘Wild Ducks’, die das Unternehmen nach vorn bringen, Projekte absichern und Fehler abfangen, bevor sie auftreten und damit handfeste Euros einsparen.
Es ist wichtig, dass nicht nur Vorgesetzte, sondern auch Kolleginnen und Kollegen diesen Mitarbeitenden mehr Raum geben. Oft sind zu spät entdeckte Fehler und Probleme der Hauptgrund für Hektik, Stress und Überstunden. Wäre es nicht schön, wenn das nächste Mal lieber jemand den Mund öffnet, anstatt zwei Tage vor der Deadline noch mal das ganze Projekt auf links drehen zu müssen?
Insgesamt ist es die Aufgabe als Führungskraft, ein Umfeld zu schaffen, in dem jeder Einzelne sein volles Potenzial entfalten kann. Nur so können wir als Unternehmen wachsen und uns weiterentwickeln.
Wenn also das nächste Mal eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter wie aus der Pistole geschossen mit einer Lösung aufwarten, dann schickt sie oder ihn doch einfach mal einen Kaffee trinken. Oder: kein Gejammer, kein Fortschritt. [Quelle]
Den richtigen Rahmen finden:
Möglicherweise liegt das Problem nicht beim Mitarbeiter oder der allgemeinen Herangehensweise, sondern in der Art und Weise, wie die Situation behandelt wird. Es könnte die Aufgabe einer Führungskraft sein, einen Mitarbeiter zu ermutigen, ein herannahendes Problem oder potenzielle Fehlentwicklungen klar zu benennen. Statt jedoch solche Themen sofort im Teammeeting zu diskutieren, könnte der Mitarbeiter gebeten werden, seine Beobachtungen und Bedenken in einem schriftlichen (Mini-)Bericht zu strukturieren. Dieser ermöglicht es, den Sachverhalt, dann in einem separaten Gespräch innerhalb von 24 Stunden nach dem Meeting detailliert zu besprechen – im Idealfall auch vor dem Meeting.
Diese Vorgehensweise entlastet nicht nur das Teammeeting [siehe Meme], sondern fördert auch die klare Strukturierung und Dokumentation der Gedanken des Mitarbeiters. Im Vier-Augen-Gespräch mit der Führungskraft dient dieser Bericht als Grundlage, um die Relevanz der angesprochenen Probleme zu bewerten. Die Führungskraft kann so gezielt prüfen, ob es sich tatsächlich um ernst zu nehmende Probleme handelt und/oder wie hoch das Risiko eines möglichen Eintretens und ein möglicher Schaden ist.
Fazit:
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Führung mehr ist als nur das Treffen von Entscheidungen und das Setzen von Zielen. Es geht darum, ein Umfeld zu schaffen, in dem Mitarbeiter ihre Fähigkeiten voll ausschöpfen können und sich ermutigt fühlen, Fragen zu stellen und neue Ideen einzubringen. Ja, es kann in manchen Situationen nerven, wenn Mitarbeiter detaillierte Rückfragen stellen. Unzählige Memes berichten davon.
Fragen stellen ist damit weit mehr als eine reine Kommunikationsform – es ist ein wirtschaftlicher Erfolgsfaktor. Wer früh im Projektablauf die richtigen Fragen stellt, kann teure Fehlentscheidungen vermeiden. Gleichzeitig zeigt gezieltes Nachfragen Kompetenz, Innovationsgeist und strategisches Denken.
Doch was passiert, wenn kritische Fragen in Meetings unterdrückt werden? Engagierte Mitarbeitende, die Dinge hinterfragen, entwickeln Lösungen und treiben Fortschritt voran. Werden sie jedoch ausgebremst – sei es durch Vorgesetzte oder Kollegen – führt das langfristig zu Frustration, geringerer Innovationskraft und schlimmstenfalls zur Abwanderung wertvoller Talente. Die Folge: steigende Kosten durch Fluktuation und Wissensverlust.
Statt mit Augenrollen auf kritische Nachfragen zu reagieren, sollten Führungskräfte eine Kultur fördern, in der Fragen ausdrücklich erwünscht sind. Denn genau hier liegt enormes Potenzial – für Teams, Unternehmen und erfolgreiche Projekte.
Häufig gestellte Fragen (FAQs) zu "Leadership: Antworten auf Fragen, die keiner gestellt hat"
1. Warum werden Mitarbeiter, die auf Probleme hinweisen, oft als Pessimisten gesehen?
In vielen Unternehmen herrscht die Erwartung, dass Mitarbeiter lösungsorientiert denken und handeln. Wer „nur“ auf Probleme hinweist, ohne eine fertige Lösung zu präsentieren, wird schnell als Nörgler abgestempelt. Dabei kann das frühzeitige Erkennen von Problemen helfen, teure Fehler zu vermeiden.
2. Warum ist es wichtig, Probleme klar zu benennen, anstatt sie als „Herausforderungen“ zu umschreiben?
Die gezielte Vermeidung des Wortes „Problem“ kann dazu führen, dass tatsächliche Schwierigkeiten unterschätzt oder nicht ernst genug genommen werden. Nur wenn Probleme klar benannt werden, können sie auch effektiv gelöst werden.
3. Was ist die "Rule of Ten" und warum ist sie relevant?
Die „Rule of Ten“ besagt, dass die Kosten für die Behebung eines Fehlers um den Faktor 10 steigen, je später er im Prozess erkannt wird. Frühzeitiges Fragen und Identifizieren von Problemen spart also nicht nur Zeit, sondern auch erhebliche Ressourcen.
4. Wie können Unternehmen eine Kultur etablieren, in der kritische Fragen erwünscht sind?
Führungskräfte sollten gezielt ein Umfeld schaffen, in dem Fragen wertgeschätzt und als Beitrag zur Verbesserung gesehen werden. Dazu gehört es, Mitarbeitende nicht nur für Lösungen, sondern auch für das Erkennen von Problemen zu belohnen.
5. Was ist das „Rubber-Duck-Debugging“ und wie kann es im Unternehmenskontext helfen?
Diese Methode aus der Softwareentwicklung hilft, Probleme selbstständig zu lösen, indem man sie detailliert beschreibt – oft symbolisch gegenüber einer Gummiente. Durch das bewusste Strukturieren der eigenen Gedanken können viele Probleme gelöst werden, bevor sie an andere weitergegeben werden müssen.
6. Was können Führungskräfte tun, wenn kritische Fragen den Teamfluss stören?
Statt Fragen in großen Meetings ad hoc zu diskutieren, kann es sinnvoll sein, Mitarbeitende zu ermutigen, ihre Beobachtungen in kurzen Berichten zu strukturieren. Diese können dann in Einzelgesprächen weiter analysiert und bei Bedarf im Team behandelt werden.
7. Warum sind Fragesteller oft wertvolle Mitarbeitende?
Mitarbeiter, die Fragen stellen, hinterfragen Prozesse, decken Fehler frühzeitig auf und tragen zur strategischen Weiterentwicklung bei. Unternehmen, die diese Fähigkeiten fördern, sind langfristig erfolgreicher und innovativer.
